Оптимизация бизнес-процессов

Вариант «оптимизация» может быть рекомендован в случае, если бизнес-процессы в существующем их виде по каким-то причинам не устраивают заказчика, либо в ходе обследования выявлены серьезные проблемы в работе процессов, которые могут повлечь за собой ослабление позиции предприятия. «Показаниями» для проведения оптимизации могут быть:

• Неудовлетворяющие заказчика ключевые показатели продуктов (выходов) процессов (результативность, стоимость, время, качество), либо отсутствие системы контроля этих показателей.
• Претензии сотрудников организации к полноте, адекватности и своевременность поступающей/передаваемой информации. Низкая результативность управления информационными потоками внутри предприятия.
• Наличие дублирования функций.
• Избыточность согласующих звеньев (высокая длительность принятия решения). Слишком высокая степень участия ключевых сотрудников в принятии решений.
• Наличие в процессах логических ошибок/"узких мест".
• Неудовлетворяющее руководство распределение ответственности за результат выполнения бизнес-процессов.
• Процессы необходимо разработать «с нуля» – компания предполагает открыть новое направление, либо новый бизнес.

Проект по оптимизации также выполняется в несколько шагов:

Шаг 1. «Проектирование»

Проводится постановка целей оптимизации (например, сокращение времени прохождения процессов, уменьшение их стоимости, повышение качества процессов с обязательным заданием конкретных измеримых критериев качества). Затем проводится анализ, группировка и ранжирование бизнес-процессов с точки зрения их влияния на достижение стратегических целей компании. На основе проведенных вводов и принятых совместно с руководством компании решений, бизнес-аналитики проводят моделирование бизнес-процессов «как будет». Далее проводится проверка адекватности моделей (оценка экспертов, имитационное моделирование или другие методы по согласованию с заказчиком). Завершается этап разработкой регламентирующих документов (регламентов и инструкций) по «новым» процессам.

Шаг 2. «Внедрение»

На этом шаге проходит поэтапная «опытная эксплуатация» работы процессов (обсуждение с исполнителями, работа в группах, проверка в оперативной работе). По ее результатам вносятся изменения в модели (при необходимости). Когда процессы уже отработаны, проводится разработка контрольных показателей по процессам (показатели хода процесса, результата процесса и удовлетворенности клиентов). Для начала работы по ним и установки нормативов в ходе внедрения проводится сбор тестовых значений показателей.

Шаг 3. «Постановка системы контроля»

Передача контрольных показателей и методов сбора информации по ним ответственным за работу процессов (владельцам процессов). Назначение аудиторов процессов. Отработка методов и периодичности контроля процессов с аудиторами.

Шаг 4. Сопровождение

При необходимости эксперты «КОРУС Консалтинг» могут осуществлять «авторский надзор» за выполнением разработанных процессов и проводить проверки соответствия процессов и документов с заданной периодичностью (1 раз в 6 месяцев, 1 раз в год).